Tips voor je bedrijf in de coronacrisis

geplaatst in: Algemeen | 0

Wat de totale impact van het coronavirus voor ZZP’ers precies zal zijn is nog lang niet bekend en is momenteel moeilijk in te schatten. Wereldwijd heeft het nu al grote impact op de economie en onze persoonlijke leefomstandigheden. Hoewel de regering alles uit de kast trekt om ook zzp’ers, kleine en grote bedrijven te ondersteunen kun je zelf ook een aantal handelingen doen om te voorkomen dat je bedrijf in de problemen komt. Bescherm i.i.g. jezelf en anderen tegen het virus. Doe zo veel mogelijk zaken digitaal en op afstand d.m.v. mail, telefoon ed. Ga alleen zaken persoonlijk ophalen als dit strikt noodzakelijk is.

Onderstaand volgen een aantal tips waar je mee aan de slag kunt om de gevolgen voor jouw bedrijf te minimaliseren.

Tip 1: Wacht niet tot het minder wordt

Niet voor alle bedrijven geld dat ze helemaal stil zijn komen te vallen door de maatregelen rondom het indammen van het coronavirus. Sommige bedrijven zijn laat-cyclisch, wat zoveel inhoud dat je in eerste instantie nog niet zoveel van de impact van het corona virus op jouw bedrijf zal merken. Toch zal dat komen als consumenten het vertrouwen in de economie of hun zekerheid op werk verliezen. Door uitstelgedrag van klanten en/of een vertraging in de te leveren materialen zullen die bedrijven ook te maken krijgen met de gevolgen van het coronavirus.

Voor hen die nu waarschijnlijk nog gewoon doorwerken en dat is fijn, maar denk ook vast aan de toekomst. Zorg dat je, waar mogelijk, een buffertje aan werk en materiaal kunt opbouwen. Wacht niet tot het minder wordt. Kom nu al in actie, door o.a. offertes te maken en werk aan te nemen ook voor de lange termijn. Ook gangbare materialen op voorraad te nemen.

Tip 2: Durf hulp te vragen, samen sterk !

Wees niet te trots, maar vraag hulp als je tegen problemen aanloopt. Er zijn diverse instanties waar je terecht kunt voor hulp, zoals je kunt lezen in het artikel Maatregelen omtrent coronavirus voor bedrijven . Maar denk ook aan je boekhouder of accountant, ook zij staan je graag met raad en daad bij.

Tip 3: Informeer je klanten

Inmiddels zal het bij iedereen bekend zijn dat het coronavirus grote impact op onze samenleving heeft, maar dat wil nog niet zeggen dat klanten ook weten dat het mogelijk ook betrekking heeft op de overeenkomst die jullie samen hebben gesloten. Wees de eventuele problemen voor. Informeer je klanten daarom wat ze de komende tijd van jou en de crisis kunnen verwachten, maar ook wat jij van hen verwacht. Hieronder een voorbeeld van hoe jij je klanten kunt informeren.

Beste Klant,

Zoals u wellicht heeft vernomen is het hele land in de ban van het coronavirus. Op zondag 15 maart zijn door de overheid nieuwe maatregelen uitgevaardigd om de verspreiding van het coronavirus te beperken.

Voor mijn bedrijfsvoering heeft dit tot dusver nog weinig gevolgen. Echter volg ik de berichtgeving op de voet. Op dit moment werk ik gewoon door en zal dit ook doen totdat ik vanuit onze overheid opdracht krijg om te sluiten. Het zou dus kunnen dat ook ik niet geheel ontkom aan maatregelen die onze reguliere bedrijfsvoering gaan treffen.

Verder kan het voorkomen dat in de naaste toekomst sommige materialen tijdelijk niet of later verkrijgbaar zijn. Ook de werkzaamheden aan uw opdracht kunnen langer duren dan normaal. Mijn leveranciers kunnen de reguliere levertijden niet garanderen. Hiervoor vraag ik uw begrip. Ik zal alles in het werk stellen om de door u gegeven opdracht zo goed en snel mogelijk uit te voeren. Tevens zal ik mijn best doen u zo goed mogelijk te informeren van eventuele wijzigingen en vertragingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht.

Graag vraag ik aan u om zich ook te houden aan de voorschriften van de overheid en wanneer ik samen met mijn team bij u aan het werk ben een gepaste afstand te houden i.v.m. elkaars gezondheid. Mocht er aan uw zijde mogelijke ontwikkelingen zijn die kunnen leiden tot vertragingen en/of wijzigingen van de opdracht informeer mij daar dan tijdig over.

Mocht u vragen hebben kunt u contact met mij opnemen via de gebruikelijke kanalen

Tip 4: Bestel materialen tijdig

Kijk in je planning om te weten voor welke klussen veel materialen behoeven. Misschien moet je dan het moment van bestellen naar voren halen of de klus gaan verplaatsen. Overleg met je klant wat te doen, misschien kunnen materialen bij de klant worden opgeslagen. (Dit wekt tevens vertrouwen)

Tip 5: Check je planning

Heb je opdrachten staan waar weinig materiaal maar veel arbeid in zit, kijk dan of het mogelijk is om zo’n opdracht naar voren te schuiven of te wisselen met een opdracht waarvan de levering van materialen in het geding komt. Zo zorg je ervoor dat je zo weinig mogelijk met stagnatie te maken krijgt en daarmee met financiële tegenslag.

Mocht je veel binnen werkzaamheden hebben op dit moment die even niet kunnen worden uitgevoerd, kijk dan of je nog opdrachten hebt op de lange termijn voor buitenwerk, die naar voren gehaald kunnen worden.

Houd contact met collega’s, misschien hebben zij zoveel werk, dat ze het even niet aan kunnen, goede gelegenheid om je daar bij aan te sluiten.

Kijk ook naar de mogelijkheid van ander soort werk, je kunt vaak meer dan je denkt. Probeer te zorgen voor aanvullend en vervangende opdrachten.

Tip 6: Let op je uitgaves

Overweeg je om te investeren in nieuwe inventaris, machines, bedrijfsbus of onroerend goed? Misschien is het slimmer om dit nog even uit te stellen, tenzij je niet om deze investering heen kunt. Niemand weet hoelang dit gaat duren en welke financiële gevolgen het heeft. Je kunt je euro maar één keer uitgeven.

Tip 7: Zorg dat je gevonden wordt

Misschien heb je de afgelopen tijd een overvolle agenda gehad, dit kan straks wel eens een stuk minder zijn. Ben je dan voldoende zichtbaar voor die klanten die een bedrijf als het jouwe zoeken? Het is nu de tijd om alvast na te denken over waar en hoe je in de verschillende media je bedrijf kunt promoten om nog beter gevonden te worden. Veel hiervan kun je zelf doen, er zijn voldoende mogelijkheden zonder dat het (veel) geld kost. Ben je hier minder handig in maar heb je wel tijd, op internet zijn er goede tutorials te vinden die je hierbij kunnen helpen. Kijk maar eens bij De Unieke ondernemer

Tip 8: Voeg extra offerte voorwaarden toe i.v.m. de nieuwe situatie

Natuurlijk maak je gebruik van de algemene voorwaarden en stuur je deze mee met je offertes, maar even een zinnetje in je offerte toevoegen kan ook geen kwaad. Zoals:

In verband met de impact die het coronavirus wereldwijd heeft, is het onzeker of de materialen op tijd geleverd kunnen worden en of de doorlooptijd van de werkzaamheden kan worden gegarandeerd. Dat kan betekenen dat van de afgesproken betalingstermijnen wordt afgeweken in redelijke verhouding met het geleverde materiaal en uitgevoerde werk.

Tip 9: Gebruik je tijd nuttig

Heb je een minder volle agenda, gebruik die tijd dan om je kennis te vergroten. Hierdoor sta je straks weer sterker als de economie weer aantrekt. Er zijn veel online trainingen en webinars die je kunt volgen bij leveranciers, opleidingsinstellingen of enz. Zorg ook dat je administratie helemaal op orde is en verander zaken waar je eerder tegen aan liep. Maak handige sjablonen hiervoor of kijk eens naar de processen binnen je bedrijf, is dit nog steeds handig of zou je het nu anders doen.

Kortom pak die klussen op waar je anders niet aan toe komt. Als de markt straks weer aantrekt heb je hier veel voordeel van.

Tip 10: Factureer direct

Als je lang wacht met factureren is de kans ook groter dat je factuur later wordt betaald of erger zelfs onbetaald blijft. Is de klus klaar en opgeleverd, factureer dan het liefst dezelfde dag nog of de volgende dag. Bij kleine klusjes kun je met de klant afspreken dat er direct wordt afgerekend of via je mobiele pin (bijvoorbeeld met Sumup) of met een tikkie. Heb je opdrachten voor in de toekomst, spreek dan af dat er alvast een voorschot wordt betaald. Dit geeft je zekerheid dat de klus doorgaat.

Tip 11: Foto’s nemen van onafgemaakt werk

Mocht je door omstandigheden een opdracht moeten onderbreken, neem dan van de situatie zoals je deze je achterlaat een aantal foto’s of maak een rapport. Dat is om deze redenen: je kunt factureren wat tot dan toe klaar is en als je later het werk af moet maken aantonen dat er in die tussentijd aanpassingen zijn uitgevoerd door anderen.

Tip 12: Wat staat er nu in de Algemene Voorwaarden?

Meestal worden de Algemene Voorwaarden gelezen en erbij gehaald bij calamiteiten in welke vorm ook. Mocht je nu wellicht even wat meer tijd hebben, is het doornemen van deze AV een nuttige bezigheid. Het kan zomaar voorkomen, dat je aanvullingen noodzakelijk acht. Die kun je dan als extra voorwaarden in je offerte meenemen. Een voorbeeld kunnen bijvoorbeeld de annuleringsvoorwaarden zijn.

Tip 13: Nieuwe dagelijks richtlijnen

Volg via de daarvoor geëigende kanalen de door de overheid gegeven nieuwe richtlijnen. Zeker van belang als je niet naar behoren je werk meer kunt uitvoeren. Welke aanvullende mogelijkheden zijn er als het om inkomen gaat? Zie hiervoor ook het artikel Maatregelen omtrent coronavirus voor bedrijven

Tip 14: Achterstallig onderhoud en kleine klussen

Zijn er onder je klanten nog zaken die gedaan kunnen worden, zoals achterstallig onderhoud, neem dan contact met ze op en overleg hoe en wat er eventueel kan worden uitgevoerd.