Debiteurbeheer, hoe doe je dat?

1. Geef je algemene voorwaarden mee

In je algemene voorwaarden staan je betaal- en leveringsvoorwaarden en welke consequenties dit heeft als die niet worden nageleefd. Belangrijk is wel dat je deze algemene voorwaarden aan je klant verstrekt vóór dat de overeenkomst tot stand wordt gebracht. Voeg daarom altijd je algemene voorwaarden toe aan je offerte en neem in je offerte op dat deze zijn toegevoegd als bijlage. Krijg je de offerte voor akkoord getekend terug van de klant, dan is meteen vastgelegd dat de klant ook kennis heeft genomen van je algemene voorwaarden en dus je betaalvoorwaarden.

2. Zorg voor duidelijkheid

Veel betalingsproblemen worden veroorzaakt door onduidelijkheid, zorg er daarom voor dat je vanaf dag één duidelijk bent. Wees duidelijk in je offertes, wat lever je en wat doe je voor de prijs die je hebt afgesproken. Wees hier ook helder wat je van de klant verwacht.

In een later stadium kun je te maken krijgen met meer- en/of minderwerk, zorg dat je ook hier helder bent over de kosten die de klant mag verwachten. Maak bijvoorbeeld gebruik van een meer-/minderwerk formulier en laat de klant dit tekenen voor akkoord.

Werk je op regiebasis en lever je ook materiaal, zorg dan voor werkbriefjes en laat deze aftekenen. Zeker bij een project waar meerdere mensen rondlopen is het soms niet meer duidelijk wie waar wanneer was en wat die heeft geleverd. Een getekend werkbriefje door de leidinggevende van het project voorkomt discussies.

Kortom zorg voor duidelijkheid, dat voorkomt naast problemen bij betaling nog een hoop andere ergernissen.

3. Hanteer het juiste bedrag

We merken dat veel ondernemers aan particuliere klanten een uurloon of prijs exclusief btw doorgeven. Voor consumenten betekent dit dat de uiteindelijke prijs die dan op de factuur staat hoger is dan zij hadden verwacht. Een consument kan immers de btw niet terugvragen en moet zijn uitgaven baseren op het bedrag inclusief btw. Voor het is dit een reden om de factuur niet of slechts gedeeltelijk te betalen. De wet beschermt de consument hierin door van jou als bedrijf te verplichten je tarief inclusief btw te laten noemen.

Bedrijven willen graag het bedrag exclusief btw weten, omdat zij betaalde btw mogen terugvorderen. Zo kunnen zijn beter inschatten wat de werkelijke kosten voor hun bedrijf zijn en je makkelijker vergelijken met andere aanbieders.

4. Zorg voor een overzichtelijke factuur

Ook de structuur van je factuur is belangrijk. Een heldere overzichtelijke factuur roept minder vragen op en zal daarom sneller betaald worden. Verwijs in je factuur bijvoorbeeld naar de offerte waar de factuur op betrekking heeft en bij termijnbetalingen om welke termijn het gaat. Op de eindfactuur van een klus geef je duidelijk aan welk bedrag er in de offerte is afgesproken, welke bedragen reeds betaald zijn en welk bedrag nu nog moet worden betaald. Het is slim om voor het meer en/of minderwerk een aparte factuur te maken, dit is voor je klant veelal duidelijker.

Op een overzichtelijke factuur moet de klant dus snel kunnen vinden welk bedrag betaald moet worden, maar ook waar die betaling naar toe moet en voor welke datum jij de betaling uiterlijk verwacht. Wil je dat de klant naar een factuur en debiteurnummer verwijst bij de betaling, dan moet je dat ook dat duidelijk vermelden.

5. Zorg dat je factuur voldoet aan de wet

Er zijn ook een aantal eisen die aan je factuur worden gesteld, deze zijn per wet vastgelegd. De belastingdienst heeft deze voor je op een rijtje gezet, zie www.belastingdienst.nl

6. Factureer tijdig

Heb je met je klant facturering achteraf afgesproken, dan is het van belang dat je de factuur tijdig verstuurt. Stuur je de factuur direct na oplevering dan ligt bij je klant alles nog vers in het geheugen en zal er veelal snel betaald worden. Wacht je een paar weken, dan loop je ook de kans dat je klant minder haast heeft met betalen. Maar ook wettelijk gezien hoor je tijdig factureren, namelijk voor de 15^e van de daaropvolgende maand na levering. Bij goed debiteurbeheer hoort dus ook dat jij op tijd je facturen stuurt.

Factureer ook je termijnbedragen op de afgesproken momenten. Als jij consequent bent en je afspraken nakomt, dan is de kans groter dat je klanten dat ook doen. Als jij veel later dan de afgesproken momenten factureert geef je een signaal af dat je betaling van je werk niet zo belangrijk vindt.

7. Gebruik een aanbetaling

Zeker bij grotere projecten en/of klussen met veel materiaal gebruik is het slim om op voorhand een aanbetaling te vragen. Hiermee krijg je meer zekerheid dat de klus doorgaat, maar ook heb je al wat ervaring opgedaan met de betaal ethiek van je klant. Mocht de betaling op een later moment tot een halt komen of vertragen, dan heb je in ieder geval al een deel van je kosten gedekt. Wees wel redelijk in de aanbetaling die je vraagt, zeker consumenten zijn soms huiverig voor het doen van een aanbetaling. Is een klant huiverig om aan te betalen, dan kun je misschien ook afspreken de materialen alvast bij de klant te leveren.

LET OP! Een consument mag je maximaal een aanbetaling vragen van 50% van het totale bedrag voor aanvang van de werkzaamheden. Bedrijven mag je de volle 100% vragen vooraf te voldoen.

8. Gebruik betaaltermijnen

Bij projecten die langere tijd lopen wil je er op het eind niet achter komen dat er niet betaald wordt. Jij hebt dan tijd, energie en geld in het project zitten waarvoor je, ondanks een eventuele aanbetaling, te weinig geld ontvangt. Maak daarom bij langdurige projecten gebruik van deel/termijn betalingen. Afhankelijk van de duur van het project kan dit verschillen, maar leg deze termijnbetalingen altijd vast in de offerte. Zorg dat er na oplevering van de klus nog een klein bedrag te factureren over blijft, zodat ook je klant vertrouwen houdt dat jij de klus tot het einde zult afmaken.

Voordeel van deze termijnbetalingen is dat mocht halverwege het project blijken dat de betalingen staken, dan kun je direct actie ondernemen. Kan of wil de klant niet betalen dan kun jij je op je algemene voorwaarden beroepen waarin staat dat je dan de werkzaamheden opschort totdat de betaling weer bij zijn. Je voorkom zo dat de kosten gaan oplopen.

9. Maak betalen makkelijk

Voor kleinere klussen kun je afspreken dat de klant gelijk betaald, bijvoorbeeld via een betaalverzoek per sms of WhatApp of met een mobiel pin-apparaat. Zo hoef je niet op je geld te wachten.

Maar ook bij het versturen van je facturen kun je het je klant makkelijk maken om te betalen, zeker als jij je facturen per mail stuurt. Een betaalverzoek die je via internetbankieren aanmaakt kun je ook meesturen per mail. De klant hoeft dan alleen maar op de link te klikken en de instructies te volgen om de betaling via hun eigen bank af te ronden. Bijna alle banken hebben deze mogelijkheid, volg onderstaande link voor een handleiding bij jouw bank

• Rabobank
• ABN AMRO
• ING Bank

Staat jouw bank er niet bij, kijk dan even op de website van je eigen bank voor meer informatie.

10. Betaaltermijn verstreken? Reageer direct

Het kan natuurlijk zijn dat een klant je factuur is vergeten of over het hoofd heeft gezien en zich niet bewust is dat de betaaltermijn als is verstreken. In dat soort gevallen is het vaak al voldoende om even een vriendelijk belletje te plegen of een mailtje op Appje te sturen met een verzoek tot betaling. Als er geen problemen zijn zal de klant vaak direct tot betaling overgaan of duidelijk aangeven waarom dit nog niet is gebeurd.

Natuurlijk kan het zijn dat er een logische reden is dat er nog niet is betaald, zeker als de (financiële) omstandigheden van de klant plotseling zijn veranderd. In dat soort gevallen kun je misschien een afspraak maken over hoe er wel betaald kan worden.

Betreft het een collega ondernemer, dan kun je hem of haar misschien inhuren om werk voor jou te doen. Kan dat niet, dan is betaling in termijnen misschien een oplossing. Zorg wel dat je deze nieuwe afspraak vastlegt.

11. Ken de smoezen

Het zal ook voorkomen dat je een verhaal wordt voorgeschoteld waarom nog niet is betaald dat niet klopt. Jij kent je klanten het beste en kunt daarmee het beste inschatten wat waar is of niet, maar wees je bewust van de smoezen die kunnen worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld eens aan deze:

• Mijn salaris is te laat gestort. Zodra dit binnen is zal ik betalen.
• Er is echt van alles mis met het werk, ik wil dat je dat eerst oplost (dit is vreemd, want je mag er van uit gaan dat als er klachten zijn je dit wel eerder had gehoord)
• Ik heb nooit een factuur ontvangen, wil je die alsnog sturen. (Is dit bij een klant die normaal altijd netjes betaald, dan zal het kloppen. Maar is het een klant die vaker te laat betaald dan is het zaak de factuur te sturen en een duidelijke afspraak te maken wanneer het geld betaald wordt)
• Ik heb het net overgemaakt, het zal zo wel binnenkomen (dit is wel heel toevallig, gelukkig kun je dit tegenwoordig snel controleren op je bankrekening via internetbankkieren of een mobiele bank app)

12. Stuur een herinnering

Ga niet weken zitten wachten, maar stuur na een paar dagen een herinnering. Wijs de klant in deze herinnering op zijn verzuim en geen hem alsnog de gelegenheid om binnen één of twee weken na ontvangst van de betalingsherinnering te betalen. In de herinnering kun je ook een zin opnemen zoals deze:

‘Niettemin blijven wij op basis van wederzijds vertrouwen bereid tot overleg over betaling van de openstaande facturen.’

Daarmee geef je je klant de kans om contact met je op te nemen om een betaalregeling af te spreken

13. Stuur een aanmaning

Wordt er ook niet betaald nadat je een herinnering hebt gestuurd, stuur dan na deze nieuwe betaaltermijn een aanmaning. Je wijst de klant weer op zijn verzuim en geeft hem alsnog gelegenheid om binnen 8 dagen na ontvangst van de aanmaning te betalen. Tevens maak je duidelijk dat je de vordering uit handen gaat geven als betaling uitblijft en welke financiële consequenties het uitblijven van de betaling voor de klant zal hebben.

In veel gevallen zal in de algemene voorwaarden zijn opgenomen dat er na een bepaalde periode rente over het openstaande bedrag kan worden geheven. Daarmee loopt de vordering voor de klant dus verder op. Is dit bij jou ook zo, verwijs in je aanmaning dan ook naar deze regeling.

14. Incassoprocedure starten

Heb je een rechtsbijstandsverzekering voor bedrijven, dan zit hier vaak een incasso module bij. Afhankelijk van het te vorderen bedrag kun je deze inschakelen. In sommige gevallen is er een ondergrens en zullen zij bij kleinere bedragen niet in actie komen.

Let wel goed op als je hier gebruik van gaat maken dat je vooraf weet met welke kosten je te maken krijgt. Niet alle kosten worden vanuit je verzekering vergoed. Bepaal daarom vooraf hoe ver je wilt gaan en hoe groot de kans van slagen is.

Wil een incassoprocedure effectief zijn dan is het belangrijk dat je de hiervoor besproken punten hebt opgevolgd en alle correspondentie hiervan nog hebt. Het incassobureau heeft deze informatie van je nodig om je vordering te kunnen innen bij je klant. Indien er een gerechtelijke procedure aan te pas komt, helpt het als van jou kant alle documenten in orde zijn. Je staat dan sterker.

15. Oninbare debiteuren

Het kan voorkomen dat je een lange adem moet hebben om het geld waar jij recht op hebt te ontvangen. Er zijn dan een paar dingen die je kunt doen.

1. Nadat de betaaltermijn van een factuur langer dan één jaar is verstreken mag je het hierop in rekening gebrachte btw bedrag terugvragen. Dit terugvragen doe je bij je gewone belastingaangifte in de periode volgend op de periode waarin de één jaar termijn is verstreken. Zie voor meer informatie www.belastingdienst.nl
2. Het van belang dat je weet dat een factuur na een bepaalde periode verjaard. Voor facturen aan consumenten is de verjaringsperiode 2 jaar nadat de betaaltermijn is verlopen. Bij facturen aan bedrijven is deze verjaringsperiode 5 jaar nadat de betaaltermijn is verlopen.
   Dit betekent dat je vlak voor dit moment actie moet ondernemen zodat je deze periode kunt verlengen, de actie die je onderneemt heet ‘stuiten’. In het kort komt het erop neer dat je de klant weer een herinnering stuurt en wijst op de openstaande vordering en dat je hier nog steeds een betaling op verwacht. Meer informatie lees je in ‘Oninbare factuur! Wat nu?’