15 Tips voor efficiënt debiteur beheer

geplaatst in: administratie | 0

Jij wilt graag je geld op tijd ontvangen van je debiteur voor de producten en diensten die je hebt geleverd. Hier enkele tips hoe jij ervoor kunt zorgen dat dit ook vlot verloopt en je niet op je geld hoeft te wachten.

  1. Geef of stuur altijd je algemene voorwaarden mee aan je klant bij je offerte.
    Hierin staan ook je betaal- en leveringsvoorwaarden.
  2. Wees duidelijk
    Wees vanaf het eerste contact met je debiteur wat hij van je mag verwachten, welke werkzaamheden doe je wel en wat niet en vertaal dit in je offerte. Leg meer- en minderwerk vast en wees ook hier duidelijk m.b.t. de kosten.
  3. Noem de juiste prijs
    Consumenten kunnen geen btw terugvragen, noem bij hen dan ook prijzen inclusief btw, zo voorkom je verrassingen. Bij bedrijven is het juist andersom en zij willen de prijs exclusief btw weten.
  4. Zorg voor een overzichtelijke factuur
    Dat is een factuur waarop meteen duidelijk is waar het over gaat en wat er betaald moet worden. Staat je bankrekeningnummer er duidelijk op.
  5. Zorg dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen
    Ook de wet stelt een aantal voorwaarden aan je factuur, de meeste zijn voor de hand liggend maar enkele zijn dat minder. (Zie belastingdienst.nl)
  6. Factureer tijdig
    Factureer zo snel mogelijk, maar in iedere geval voor de 15e van de maand volgend op afronding/levering.
  7. Gebruik een aanbetaling
    Moet je veel materiaal leveren voor een klus, gebruik dan een aanbetaling. Bij consumenten mag dit maximaal 50% van de totale opdracht zijn.
  8. Gebruik betaaltermijnen
    Bij grotere projecten is het slim om de betaling in termijnen te doen die bijvoorbeeld de voorgang van het project volgen.
  9. Maak betalen makkelijk
    Probeer klanten te laten betalen bij oplevering. Dit kan eenvoudig via een betaalverzoek te maken via internetbankieren. Dit betaalverzoek kun je dan delen met je klant via dezelfde e-mail waar je de factuur mee stuurt of via sms, WhatsApp, etc. Een andere mogelijkheid is om een pinapparaatje aan te schaffen.
  10. Reageer direct wanneer de betaaltermijn is verstreken
    Vaak is een vriendelijk belletje of mailtje al genoeg om je debiteur aan de openstaande factuur te herinneren en tot betaling te laten overgaan.
  11. Ken de smoezen
    Jij kent je klanten het best, maar klanten hebben vaak allerlei smoezen waarom ze nog niet betaald hebben of volgens hun al wel betaald hebben.
  12. Stuur een herinnering
    Blijft je klant in gebreke, wacht dan niet af, maar stuur een officiële herinnering. Doe dit eventueel ook per mail en voeg dan weer het betaalverzoek toe.
  13. Stuur een aanmaning
    Helpt de herinnering niet, stuur dan een aanmaning en verwijs hierin dat je de vordering eventueel uit handen geeft.
  14. Wel of geen incassoprocedure starten
    Je hebt nu alles gedaan wat je kon doen om het geld te ontvangen waar je recht op hebt. Je klant heeft nog steeds niet betaald en ook geen betaalafspraak met je overeengekomen. Nu moet je overwegen of het zinvol is om de vordering aan te houden en eventueel een incassoprocedure te starten. Voor je bedrijf hebt je veelal een rechtsbijstandsverzekering en de meeste hiervan hebben ook een incassomodule waarbij jij je vordering kunt onderbrengen. Informeer wel even naar eventuele kosten die zij je hiervoor in rekening brengen.
    Heeft het starten van een incassoprocedure geen zin omdat je weet dat er nu toch niet betaald kan worden, dan kun je de vordering aanhouden door deze tijdig te stuiten. Dit doe je door op tijd een herinnering te sturen net voor de tijd dat de factuur wettelijk gezien verjaard.
  15. Oninbare debiteuren?
    Wanneer de betaaltermijn van een factuur langer dan een jaar is verstreken, mag je het hierop in rekening gebrachte en afgedragen btw bedrag terugvragen aan de belastingdienst.

Wil je meer informatie kijk dan hier voor een uitgebreide instructie