Je hebt een factuur gestuurd naar een klant, maar er wordt niet betaald. Op herinneringen en aanmaningen wordt niet gereageerd en een incassobedrijf inschakelen haalt niets uit want je klant heeft nu geen geld of kost te veel. Je hebt een oninbare factuur, wat nu? Natuurlijk heb jij recht op je geld, maar hoe ga je nu verder. Hieronder vind je een stappenplan die je vanaf nu kunt nemen. Maar kijk ook eens of je debiteurbeheer wel optimaal is, hier lees je hoe je dat moet doen.
Stap 1 : Dossier aanmaken
Als je dat nog niet hebt gedaan, maak voor deze klant een dossier aan en verzamel hier alle facturen, correspondentie en ontvangstbewijzen in die je hebt.
Stap 2 : Maak een planning
Het is belangrijk om nu al een planning te maken van je vervolgstappen. Een factuur heeft maak een beperkte geldigheid. Vanaf de datum dat de betalingstermijn is verstreken verjaard een factuur gestuurd aan consumenten na 2 jaar. Bij zakelijke klanten is deze verjaringstermijn 5 jaar. Daarom is het zaak om tijdig en juist te reageren, want alleen dan kun je deze verjaringstermijn verlengen.
Gebruik je een digitale agenda, zet dat alvast een reminder voor de te zetten stappen erin. Werk je nog met een papieren agenda, hier zit vaak een takenlijst in voor afspraken in het komende jaar, voeg de stappen hiertoe met datum.
Stap 3: BTW terugvragen
Eén jaar nadat de betalingstermijn is verstreken mag je de door jou afgedragen BTW terugvragen bij de belastingdienst. Mocht je klant daarna alsnog betalen dan moet je BTW weer afdragen aan de belastingdienst. Door de BTW terug te vorderen kun je in ieder geval weer over het btw-bedrag beschikken voor je bedrijf.
Stap 4: Verlengen verjaringstermijn
Ondanks dat je weet dat je klant aan het einde van de verjaringstermijn nog steeds niet kan betalen ga je actie ondernemen om te zorgen dat de verjaringstermijn opnieuw ingaat. Dit doe je door vóór het einde van de verjaringstermijn je klant/debiteur eraan te herinneren dat jij een vordering op hen hebt, dit heet stuiten. Dit kan bijvoorbeeld door een herinnering, aanmaning of dagvaarding te sturen. Om ervoor te zorgen dat je kunt bewijzen dat je debiteur het heeft ontvangen doe je dit altijd schriftelijk en aangetekend.
Heeft je debiteur de vordering herkend en/of contact met je opgenomen voor uitstel of om een betalingsregeling te treffen, ook dan start er een nieuwe verjaringstermijn.
De verjaringstermijn wordt dus steeds met 2 jaar verlengd bij consumenten en 5 jaar bij zakelijke klanten.
Er wordt geen limiet gesteld aan het aantal keren dat je mag stuiten, maar het heeft geen zin om hier oneindig mee door te gaan. In de rechtspraak wordt gekeken naar een redelijkheid en billijkheid, dus neem dat als leidraad. (Dit kan per debiteur anders geïnterpreteerd worden)
Oeps, te laat met stuiten
Je bent de verjaringstermijn vergeten en dus te laat met stuiten. In dat geval heb je nog de mogelijkheid om je factuur te verrekenen. Dit kan alleen als je zelf nog een schuld hebt openstaan bij jouw debiteur. Dit moet je dan wel schriftelijk doorgeven aan je debiteur met de betreffende factuurnummers.
Verrekenen kan echter niet als de debiteur de vordering betwist.
Liever je spullen terug
Wil jij je spullen terug, dan is het zeker zinvol om snel te handelen. Dit moet binnen 6 maanden via een schriftelijke aanmaning welke wordt gevolgd door een gerechtelijke procedure.
