Kassabonnen wil je als bedrijf zoveel mogelijk vermijden, maar soms ontkom je er niet aan. Een kassabon wordt tegenwoordig bijna altijd op thermisch papier afgegeven en dit heeft een nadeel. Na verloop van tijd zijn de bonnen niet meer leesbaar. De tekst vervaagt of het papier wordt donker doordat het op een warme plek heeft gelegen.
Waarom je kassabonnen digitaal moet opslaan of inscannen
Als zelfstandig ondernemer heb je waarschijnlijk ook kassabonnen van je zakelijke uitgaven. Deze bonnetjes moet je bewaren voor je administratie en je belastingaangifte. Maar hoe doe je dat op een handige en veilige manier? In dit artikel leggen we uit waarom het verstandig is om je kassabonnen digitaal op te slaan of in te scannen in je online boekhouding. Zo bespaar je tijd, geld en ruimte.
De nadelen van papieren kassabonnen
Papieren kassabonnen hebben een aantal nadelen. Ten eerste zijn ze makkelijk kwijt te raken. Je kunt ze vergeten, verliezen of beschadigen. Als je een bonnetje kwijtraakt, kun je de kosten niet meer aftrekken van je belasting. Dat kan je geld kosten.
Ten tweede nemen papieren kassabonnen veel ruimte in beslag. Je moet ze ergens opbergen, ordenen en archiveren. Dat kost tijd en moeite. Bovendien kunnen papieren kassabonnen na verloop van tijd vervagen of verkleuren. Dan zijn ze niet meer leesbaar.
Ten derde zijn papieren kassabonnen niet milieuvriendelijk. Ze worden gemaakt van thermisch papier, dat vaak BPA of BPS bevat. Dit zijn schadelijke stoffen die in het milieu terechtkomen als je de bonnetjes weggooit. Ook kost het veel energie en grondstoffen om papieren kassabonnen te produceren.
De voordelen van digitale kassabonnen
Digitale kassabonnen hebben een aantal voordelen ten opzichte van papieren kassabonnen. Ten eerste zijn ze makkelijk te bewaren en terug te vinden. Je kunt ze opslaan in je online boekhouding, waar je ze altijd en overal kunt raadplegen. Je hoeft niet meer te zoeken naar een bonnetje in een schoenendoos of een map.
Ten tweede besparen digitale kassabonnen ruimte en tijd. Je hoeft ze niet meer te printen, te knippen, te plakken of te sorteren. Je kunt ze direct verwerken in je administratie, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Zo houd je meer tijd over voor je core business.
Ten derde zijn digitale kassabonnen beter voor het milieu. Je bespaart papier, inkt en afval. Je draagt bij aan een duurzame wereld door minder CO2 uit te stoten.
Hoe kun je digitale kassabonnen maken of krijgen?
Er zijn verschillende manieren om digitale kassabonnen te maken of te krijgen. Een optie is om te vragen of de winkelier of leverancier je een digitale bon kan sturen via e-mail of een app. Steeds meer bedrijven bieden deze mogelijkheid aan, omdat het ook voor hen voordelen heeft.
Een andere optie is om zelf je papieren kassabonnen in te scannen met je smartphone of een scanner. Er zijn verschillende apps die dit voor je kunnen doen, zoals Scanbot, CamScanner of Genius Scan. Deze apps maken een foto van je bonnetje en zetten het om in een digitaal bestand.
Een derde optie is om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma dat automatisch je kassabonnen verwerkt. Een voorbeeld hiervan is Snelstart, een gebruiksvriendelijk en betaalbaar boekhoudprogramma voor zzp’ers en mkb’ers.
Hoe werkt Snelstart?
Snelstart is een online boekhoudprogramma dat je helpt om je administratie makkelijk en snel bij te houden. Met Snelstart kun je onder andere:
- Facturen maken en versturen
- Offertes maken en omzetten in facturen
- Betalingen registreren en herinneringen sturen
- Uren registreren en factureren
- Bankafschriften importeren en automatisch boeken
- BTW-aangifte doen met één klik
- Jaarrekening maken en exporteren
- Rapportages maken en analyseren
Snelstart heeft ook een handige app waarmee je onderweg je administratie kunt bijhouden. Met de app kun je bijvoorbeeld:
- Facturen maken en versturen
- Bonnetjes scannen en uploaden
- Relaties beheren en bellen
- Dashboard bekijken met je omzet, kosten en resultaat
Als je je bonnetjes scant met de app, worden ze automatisch verwerkt in je online boekhouding. Je hoeft ze dus niet meer handmatig in te voeren of te koppelen aan een boeking. Snelstart herkent de gegevens op je bonnetje en boekt ze op de juiste grootboekrekening. Zo heb je altijd een actueel overzicht van je inkomsten en uitgaven.
Waarom kiezen voor Administratiekantoor MaCoKo?
Als je kiest voor Administratiekantoor MaCoKo, kies je voor een betrouwbare en professionele partner voor je boekhouding. Wij zijn gespecialiseerd in het verzorgen van de administratie voor zzp’ers en mkb’ers. Wij kunnen je onder andere helpen met:
- Het opzetten en inrichten van je online boekhouding met Snelstart
- Het controleren en corrigeren van je boekhouding
- Het verzorgen van je aangiften voor de inkomstenbelasting, omzetbelasting en vennootschapsbelasting
- Het geven van advies over fiscale en financiële zaken
- Het beantwoorden van al je vragen over je administratie
Wij werken met vaste tarieven, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent. Je kunt zelf kiezen welke diensten je wilt afnemen en hoeveel ondersteuning je nodig hebt. Wij zijn flexibel en denken graag met je mee.
Als je kiest voor Administratiekantoor MaCoKo, kun je gebruik maken van alle voordelen van Snelstart. Wij hebben een directe koppeling met Snelstart, waardoor we altijd toegang hebben tot je online boekhouding. Zo kunnen we je snel en efficiënt helpen.
Neem contact met ons op
Ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Wij vertellen je graag meer over onze diensten en over Snelstart. Je kunt ons bereiken via telefoon, e-mail of het contactformulier op onze website.
Wacht niet langer en maak vandaag nog de overstap naar digitale kassabonnen. Je zult er geen spijt van krijgen!
