factuur betalen

15 Tips voor efficiënt debiteur beheer: krijg op tijd betaald!

gepubliceerd in Administratie

Wil je je geld op tijd ontvangen voor de producten en diensten die je hebt geleverd? Een effectief debiteurenbeheer is essentieel om betalingsproblemen te voorkomen. Hieronder vind je 15 praktische tips om ervoor te zorgen dat je debiteuren tijdig betalen.

1. Verstrek altijd je algemene voorwaarden

Stuur je algemene voorwaarden mee met je offerte. Zorg ervoor dat je betaal- en leveringsvoorwaarden hierin duidelijk staan vermeld.

2. Wees helder vanaf het begin

Maak vanaf het eerste contact duidelijk wat jouw debiteur kan verwachten. Omschrijf werkzaamheden en kosten specifiek in je offerte en leg meer- en minderwerk vast.

3. Vermeld de juiste prijs

Gebruik prijzen inclusief BTW bij consumenten om verrassingen te voorkomen. Bij bedrijven vermeld je prijzen exclusief BTW, omdat zij de BTW kunnen terugvragen.

4. Creëer een duidelijke factuur

Een overzichtelijke factuur is essentieel. Zorg ervoor dat je bankrekeningnummer en betalingsinformatie direct zichtbaar zijn.

5. Voldoe aan wettelijke factuurvereisten

Controleer de wettelijke eisen voor facturen. Bezoek Belastingdienst.nl voor een gedetailleerde checklist.

6. Factureer op tijd

Stuur je factuur zo snel mogelijk, bij voorkeur vóór de 15e van de maand na oplevering of afronding.

7. Gebruik aanbetalingen

Voor klussen met hoge materiaalkosten kun je een aanbetaling vragen: maximaal 50% bij consumenten. Bij bedrijven mag je een aanbetaling tot 100% vragen.

8. Stel betaaltermijnen in

Bij grotere projecten is het handig om betalingen op te splitsen en te koppelen aan projectfasen.

9. Maak betalen eenvoudig

Gebruik betaalverzoeken via internetbankieren (bijv. een Tikkie), deel deze via e-mail, WhatsApp of sms. Overweeg een pinapparaat of QR-code op je factuur.

10. Neem direct actie na vervallen betaaltermijn

Bij een overschreden termijn kan een vriendelijk telefoontje of e-mail je debiteur vaak tot betaling bewegen.

11. Ken de smoezen

Veel klanten hebben excuses waarom ze nog niet betaald hebben. Zorg dat je hierop voorbereid bent.

12. Verstuur een herinnering

Bij uitblijvende betaling stuur je een officiële herinnering, eventueel met een nieuw betaalverzoek.

13. Stuur een aanmaning

Helpt een herinnering niet? Stuur een aanmaning en geef aan dat je de vordering uit handen kunt geven. Maak duidelijk dat er hiervoor extra kosten in rekening worden gebracht.

14. Overweeg een incassoprocedure

Als je klant niet betaalt en geen afspraak maakt, kun je een incassoprocedure starten. Raadpleeg je rechtsbijstandsverzekering voor kosten en opties.

15. Vraag BTW terug bij oninbare debiteuren

Is een factuur langer dan een jaar onbetaald? Vraag dan de afgedragen BTW terug bij de belastingdienst.

Wil je meer informatie kijk dan hier voor een uitgebreide instructie